智慧档案管理系统

       

一、系统简介

智慧档案管理系统是借助企业信息平台的网络资源，充分利用现有网络和硬件设备，实现对档案信息的集中统一管理、数据规范、安全保护、综合开发利用。档案资源库为当地文件和档案综合信息资源中心。它包括各类数字信息采集系统、数据管理系统、发布利用系统、安全防范系统、文档数字化系统等。它还包括目录数据（文件、档案、资料）、全文数据、多媒体数据（图片、图纸、图像）。

 

二、系统结构

 

 

三、系统特点

支持多种档案收集方式：支持在线移交、在线收集、离线采集等多种收集方式。

面向工程项目档案收集的解决方案：针对工程项目档案数量大、周期长等特点，系统提供归档模板、离线采集等多种功能，解决了工程项目档案管理的难题。

档案整理过程自动化及智能化： 灵活快捷的著录方式，自动排序、编号、组卷、装盒等功能，最大限度实现了自动化，提高了档案工作效率。

提高用户服务水平： 提供在线查询、在线预览、下载和到期提醒等功能，为客户提供全面信息增值服务。

数据统计和报表：提供各种统计报表，方便对文件档案管理工作的监控、评估和管理。

操作日志：记录系统各种操作痕迹，做到出现问题，保证可追溯。

档案借阅：系统同时支持电子和纸质档案的借阅。电子借阅到期后，系统会自动收回档案。系统会将申请自动递交档案库管理员审批，也可以自定义档案的借阅流程。

 

四、功能介绍

通知公告管理

1、我的消息管理：

查看发送给我的消息，发送维护通知公告信息。

可以显示自己的评论。

可以根据编号、标题、发布人等信息进行搜索公告信息。

可以双击查看通知公告详细信息。并对该信息进行评论和已阅，主要包括编号、标题、类型、发布人、时间、正文、发布人ID、标签、新人必看、发布目标、附件等字段信息。

2、发布维护管理：

可以对公告进行发布、移动、删除、修改等操作。

文件发布可支持上传附件以及设置发布目标

可以查看每个公告的评论，并对每条评论可进行删除操作。

可以根据编号、标题、发布人和类型和标签等信息进行搜索公告信息。

 

文档借阅管理

1、文档查阅管理：

文档分为纸质文档和电子文档。

每个文档都可以双击明细可查看文档的详细属性。

每个文档都可以进行预览、下载、打印等操作。

可以根据登记日期、文档密级、文档目录、文档名称、文档编号、审核状态等信息进行搜索文档信息。

还可以查看每个纸质文档的档案位置。

2、借阅申请管理：

可以对每个电子文档和纸质文档进行借阅申请，每条申请都包含审批状态。

可以对审核状态为以审核的申请记录进行删除操作。

可以根据申请日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

3、借阅审批管理：

可以对提出的借阅申请进行审核操作。

可以对纸质文档进行确认借出和确认归还等操作。

可以根据申请时间、文档一般户、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

 

文档维护管理

1、目录管理：

可对电子文档目录、纸质文档目录进行新增、修改、删除等操作，并设置该目录的权限。

2、电子、纸质文档：

可以对每个文档进行新增、修改、删除等操作，主要包括文档编号、文档目录、文档类别、标签、文档简述、保管期限、文档名称、文件密级、登记人、登记日期、截止日期、是否提醒等信息，对未审核的文档可进行送审和撤销送审操作。

可以根据文档编号、文档名称进行集中查询文档记录。

文档在进行管理员删除的时候是根据文档编号和文档名称。

3、档案移交：

可以通过移交申请把档案移交给别人，可以删除移交申请。

4、文档审批：

可以对文档上传进行审批，结果分为通过和不通过，可以根据登记日期、文件目录、审核状态等信息进行搜索文档上传信息。

可以对文档移交进行审批，结果分为通过和不通过，可以根据登录日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索文档移交信息。

5、到期提醒：

可以对到期的文档进行删除和延长截止日的操作，可以根据日期来查询文档信息。

6、文档标签打印：

可以根据文档编号、文档名称等信息进行搜索文档信息，选中文档之后，可以导出文档标签。

7、操作日志：

可以根据操作员、文档编号、文档名称、日期等信息进行搜索操作信息。

 

档案库检索

按不同方式查阅档案的编目号；

按不同的规则查询档案所在位置，查阅图书档案的简介等。

可支持全文检索，组合检索，跨库检索，文件夹内检索等操作。

通过档案唯一条形码及条件进行精准检索，即提高了档案的检索速率又节省了大量查找时间；

多元化数据搜索模式，提高检索精确度及工作效率，以适应企业快速发展模式；

根据档案电子原件标题、作者、内容中的字或短句等多样化条件的全文搜索，提高电子原件利用率；

多种检索方式能解决因档案数量的大导致的查找慢、效率低、准确性差等问题；

快速准确的检索，可以为企业决策和提高工作查证提供利用；

 

文件工作流

每位用户登录该系统可以查看推荐的文件；

每位用户可以在线发布文件；

管理员会为每一位用户授予不同的操作权限；

用户如果不想发布文件还可以撤销已经编辑好的文件；

管理员如果发现授予用户的权限不对，也可以撤销对用户的授权；

如果文件超出了借阅时间系统会提醒用户；

用户可以选择自己喜欢的文件进行收藏。    

 

报表管理

1、文档借阅报表：

按申请日期统计两个日期时间段之间申请通过的借阅数量。

2、档案入库报表：

按录入日期统计两个日期时间段之间的文档数量。

 

APP自助

可以在线填写文件档案信息（档案条形码，档案编号，档案名称，类型）；

可以在线借阅企业发布的文件档案信息与公告、相关的政策法规；

所有借阅人均可在线查阅个人相关的信息和文件档案信息，包括个人基本信息，借阅历史，文件档案名称、所借文件档案状态信息、超期信息等；

可以在线查阅文件档案检定，文件档案移交和文件档案接收的情况；

可以在线接收借阅文件档案信息到期的提示消息；

可在线查阅统计报表数据。

 

基础数据

1、数据字典：

保管期限，文档密级，审批类别，转换类别，文档类别，文档标签，通知公告类型，通知公告标签，服务器地址设置，默认封面等信息。

2、目录管理：

可以对电子文档的目录及权限设置进行新增、修改、删除等操作。

3、档案管理：

可以对纸质文档建立档案室，每个档案室都有档案柜名，每个档案柜名都有档案柜层，每个档案柜层都有档案盒，对档案室、档案柜名、档案柜层、档案盒进行新增、修改、删除等操作。

4、密级权限设置：

可以对每个密级的读和下载等操作进行权限设置。

5、岗位权限设置：

可以对每个岗位的读和下载等操作进行权限设置。

6、部门编号设置：

可以为每个岗位修改岗位代号。